Modelo orientativo. No es asesoría legal; revísalo con tu abogado laboral antes de usarlo.
Por qué necesitas un aviso de privacidad para la ubicación
La ubicación de una persona es un dato personal. Cuando registras la jornada con el GPS del teléfono, tu empresa trata datos personales de sus trabajadores y, como responsable, debe informarlo en un aviso de privacidad conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP). La ley vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025.
La guía del registro electrónico de jornada lo pone en su checklist para el 1 de enero de 2027: aviso de privacidad actualizado si usas ubicación. Un aviso claro también evita el problema más común con las apps de registro: que el equipo sienta que lo vigilan todo el día.
Qué debe responder el aviso
| Pregunta del trabajador | Qué responde el aviso | Sección |
|---|---|---|
| ¿Quién usa mis datos? | Nombre, domicilio y contacto de la empresa. | 1 |
| ¿Qué datos? | Identificación, laborales, ubicación, dispositivo; y si alguno es sensible. | 2 |
| ¿Cuándo se toma mi ubicación? | Solo en la jornada: al checar y cada cierto tiempo con la entrada abierta. | 3 |
| ¿Para qué? | Finalidades, separando las que requieren consentimiento. | 4 |
| ¿Quién la ve? | Personal autorizado y bitácora de accesos. | 5 |
| ¿Sale de la empresa? | Proveedor del sistema como encargado; autoridades cuando lo pidan. | 6 |
| ¿Cuánto tiempo se guarda? | Registros de jornada y lecturas de ubicación, con su plazo. | 7 |
| ¿Cómo ejerzo mis derechos? | Derechos ARCO, revocación, limitación y cambios al aviso. | 8–11 |
Errores comunes
- Registrar la ubicación fuera del horario, o no decir cuándo se toma.
- Finalidades vagas como “monitoreo”, sin explicar para qué se usa la ubicación.
- No nombrar al proveedor del sistema que guarda los datos.
- No decir cuánto tiempo se guardan las ubicaciones.
- Entregarlo tarde: después de empezar a registrar, o sin constancia de recepción.
Texto de la plantilla
Es un aviso integral para personas trabajadoras, enfocado en la ubicación. Si ya tienes un aviso para tu personal, puedes integrar solo las secciones 2 c), 3 y 4. Los campos entre corchetes son para llenar; en el Word aparecen resaltados en amarillo.
AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRAL PARA PERSONAS TRABAJADORAS
Tratamiento de datos de ubicación (geolocalización) durante la jornada de trabajo
1. Responsable
[NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA] (en adelante, “la Empresa”), con domicilio en [DOMICILIO COMPLETO], es responsable del tratamiento de sus datos personales conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Contacto para temas de privacidad: [NOMBRE O ÁREA], [CORREO ELECTRÓNICO], [TELÉFONO].
2. Datos personales que tratamos
a) Identificación y contacto: nombre, número de empleado, puesto, correo electrónico y teléfono.
b) Laborales: sitio de trabajo asignado, turno y horario, registros de entrada y salida, horas trabajadas, retardos, faltas y horas extra.
c) Ubicación (geolocalización) del teléfono con el que registra su jornada: coordenadas, precisión, fecha y hora de cada lectura, y el sitio de trabajo correspondiente.
d) Del dispositivo: identificador del teléfono registrado para su usuario y lecturas de etiquetas NFC del sitio de trabajo.
e) [SI APLICA] Fotografía tomada en el momento del registro, solo cuando registre desde un teléfono nuevo o desde el teléfono de otra persona.
f) [SOLO PERSONAL DE VENTAS] Clientes visitados, tiempo en cada cliente y reportes de visita que capture.
[INDICA SI ALGUNO DE ESTOS DATOS SE CONSIDERA SENSIBLE EN TU CASO; REVÍSALO CON TU ABOGADO].
3. Cuándo se registra su ubicación
Su ubicación se registra solo durante la jornada u horario laboral:
a) al registrar su entrada y su salida;
b) cada [30] minutos mientras tenga una entrada abierta; y
c) [SOLO PERSONAL DE VENTAS] periódicamente durante el horario laboral configurado por la Empresa.
Fuera de la jornada u horario laboral no se registra su ubicación. La aplicación le avisa que requiere la ubicación activada para poder usarse.
4. Finalidades
Finalidades necesarias para la relación de trabajo:
a) Registrar electrónicamente el inicio y el término de su jornada, conforme al artículo 132, fracción XXXIV, de la Ley Federal del Trabajo.
b) Verificar que el registro se haga en el sitio de trabajo asignado.
c) Calcular horas trabajadas, retardos, faltas y horas extra para su pago.
d) Cerrar la jornada cuando sale del sitio sin registrar su salida, tomando la hora del último registro dentro del sitio.
e) Detectar y revisar registros irregulares, como ubicación simulada, etiquetas NFC copiadas o registros hechos por otra persona.
f) Presentar el registro a la autoridad laboral cuando lo requiera y atender procedimientos laborales.
g) [SOLO PERSONAL DE VENTAS] Registrar visitas a clientes y medir cobertura, frecuencia y tiempo con cada cliente.
Finalidades que requieren su consentimiento: [NINGUNA / DESCRÍBELAS Y CÓMO PUEDE NEGARSE]. Sus datos de ubicación no se usan con fines de publicidad ni se venden.
5. Quién tiene acceso
Solo el personal autorizado: [ADMINISTRADORES DEL SISTEMA, SUPERVISORES DE SU ÁREA, RECURSOS HUMANOS]. [LOS ACCESOS A LOS DATOS DE UBICACIÓN QUEDAN REGISTRADOS EN UNA BITÁCORA].
6. Encargados y transferencias
La Empresa utiliza la plataforma [NOMBRE DEL PROVEEDOR DEL SISTEMA DE REGISTRO], que trata los datos por cuenta de la Empresa, solo para prestar el servicio y conforme a sus instrucciones. Sus datos podrán transferirse a autoridades laborales, jurisdiccionales o administrativas cuando lo requieran conforme a la ley. [OTRAS TRANSFERENCIAS, SI LAS HAY, Y SI REQUIEREN SU CONSENTIMIENTO].
7. Conservación
Los registros de jornada se conservan durante el último año de la relación de trabajo y un año después de que termine, conforme al artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo, [O EL PLAZO MAYOR QUE DEFINA LA EMPRESA: PLAZO]. Las lecturas de ubicación que no formen parte de un registro de jornada se conservan [PLAZO]. Concluidos esos plazos, los datos se eliminan [O SE BLOQUEAN, SEGÚN CORRESPONDA].
8. Derechos ARCO y revocación del consentimiento
Usted puede acceder a sus datos, rectificarlos, cancelarlos u oponerse a su tratamiento (derechos ARCO), así como revocar su consentimiento cuando el tratamiento dependa de él, enviando una solicitud a [CORREO ELECTRÓNICO] con: su nombre, un documento que acredite su identidad, la descripción clara de lo que solicita y un medio para responderle. Le responderemos en [PLAZO CONFORME A LA LEY]. Algunos datos deben conservarse para cumplir obligaciones legales, por lo que su cancelación puede no proceder mientras esas obligaciones subsistan.
9. Limitación del uso o divulgación
Para limitar el uso o divulgación de sus datos, escriba a [CORREO ELECTRÓNICO] o [OTRO MEDIO].
10. Cambios a este aviso
Cualquier cambio a este aviso se le comunicará por [LA APLICACIÓN / CORREO ELECTRÓNICO / TABLERO DEL CENTRO DE TRABAJO].
11. Autoridad
Si considera que su derecho a la protección de datos personales fue vulnerado, puede acudir a [AUTORIDAD COMPETENTE EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES].
Fecha de última actualización: [FECHA].
Constancia de recepción
Recibí, leí y entendí este aviso de privacidad.
Nombre: ______________________________ Firma: ____________________ Fecha: [FECHA]
Cómo llenarla
- Identifica a la empresa y a la persona o área que atiende temas de privacidad.
- Ajusta la frecuencia de la sección 3 a lo que hace tu sistema. Si no tienes vendedores, borra los incisos de ventas.
- Nombra al proveedor de tu sistema de registro en la sección 6 y define plazos de conservación en la 7.
- Confirma con tu abogado qué datos son sensibles en tu caso, el plazo de respuesta a solicitudes y la autoridad competente (desde 2025, la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno).
- Entrégalo antes de la primera checada y guarda la constancia de recepción, junto con el acuerdo del método de registro.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar el GPS del celular para registrar la jornada?
Sí, siempre que lo informes en el aviso de privacidad y la ubicación se use para el fin laboral. Este modelo limita el registro de la ubicación a la jornada u horario laboral.
¿Puedo registrar la ubicación fuera del horario de trabajo?
Este modelo no lo contempla y no lo recomendamos: fuera de la jornada no hay un fin laboral que lo justifique. En Vigifield la ubicación solo se registra en el horario laboral configurado por la empresa.
¿El trabajador tiene que firmar el aviso?
Lo importante es poder demostrar que pusiste el aviso a su disposición antes de tratar sus datos. El modelo trae una constancia de recepción; en Vigifield, además, el trabajador acepta el aviso de privacidad en la app.
¿Qué cambió con la nueva LFPDPPP?
La ley vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025. Entre otros cambios, pide señalar los datos sensibles y distinguir las finalidades que requieren consentimiento, y la autoridad de protección de datos pasó a ser la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno. Revisa con tu abogado que tu aviso esté al día.
Fuentes
Modelo orientativo. No es asesoría legal; revísalo con tu abogado laboral antes de usarlo. Esta página es informativa. Datos revisados al 20 de octubre de 2026; las disposiciones generales de la STPS sobre el registro electrónico aún no se publican.
Vigifield funciona como describe este aviso
Vigifield está diseñado para que este aviso sea verdad en la práctica:
- La ubicación se registra solo en el horario laboral configurado por la empresa: al checar y cada 30 minutos con la entrada abierta.
- El trabajador acepta el aviso de privacidad y el método de registro en la app.
- Datos aislados por empresa y bitácora de accesos a ubicaciones.
- Retención configurable; checadas conservadas al menos 730 días y un año después de la baja.
- Sin publicidad ni venta de datos.
- GPS falso y tags copiados se detectan y se marcan, para que la ubicación sirva como prueba.
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